Comprar sistema pronto ou desenvolver sob medida: como decidir

É uma decisão que costuma ser tomada por gosto, "quero algo do nosso jeito", quando deveria ser tomada por conta. E a conta quase sempre aponta na mesma direção.

A pergunta que resolve 80% dos casos

Esse processo é o seu diferencial competitivo?

Se a resposta é não, e para folha de pagamento, emissão de nota, controle de estoque padrão e CRM comum a resposta é não, compre. Você não ganha mercado por ter um sistema de nota fiscal próprio.

Se a resposta é sim, e o jeito como você opera é justamente o que faz o cliente escolher você, aí construir pode valer.

A maioria das empresas superestima quanto do seu processo é único. Costuma ser bem menos do que parece.

A conta de três anos

Comparar mensalidade com valor de projeto engana. O certo é somar tudo, num horizonte de três anos.

Sistema pronto, 8 usuários a R$ 120/mês:

Item	3 anos
Licenças	R$ 34.560
Implantação e treinamento	R$ 8.000
Customizações	R$ 6.000
Total	R$ 48.560

Sob medida, escopo equivalente:

Item	3 anos
Desenvolvimento	R$ 90.000
Infraestrutura (R$ 400/mês)	R$ 14.400
Manutenção (18% ao ano)	R$ 48.600
Evolução	R$ 20.000
Total	R$ 173.000

Mais de três vezes. E o sob medida ainda carrega o risco de atraso e o custo de você virar responsável pela continuidade.

Quando construir compensa mesmo assim

Quando não existe nada adequado. Setores muito específicos às vezes não têm software decente. Aí não é escolha.

Quando a licença fica cara demais em escala. R$ 120 por usuário com 8 pessoas é barato. Com 150, são R$ 216 mil por ano, e a conta inverte.

Quando o processo é o produto. Se você vende justamente a forma como faz, o software é o ativo.

Quando a integração é inviável. Se o pronto não conversa com o que você já tem e a operação manual no meio anula o ganho.

Quando o dado é sensível demais. Alguns setores têm restrição que o sistema pronto não atende.

O caminho do meio que a maioria ignora

Comprar e integrar.

Três ferramentas prontas conectadas entre si resolvem a maior parte dos casos por uma fração do custo de construir. O trabalho de integração é bem menor que o de desenvolvimento, e você herda a evolução de três produtos maduros.

É a opção que quase ninguém considera porque não é nem "comprei" nem "fizemos", mas costuma ser a de melhor relação entre custo e resultado.

O erro caro dos dois lados

Do lado de comprar: exigir que o sistema replique exatamente o processo atual. Software pronto embute boas práticas de milhares de empresas. Se o seu processo diverge muito, vale perguntar se ele é melhor ou apenas antigo. Adaptar o processo costuma custar menos que customizar o sistema, e às vezes melhora a operação.

Do lado de construir: achar que termina no lançamento. Não termina. Se sua empresa não tem quem cuide de software, você acabou de criar uma dependência permanente de fornecedor.

Um roteiro em quatro perguntas

1. Existe pronto que resolve 70% ou mais? Se sim, o caminho provável é comprar.
2. Os 30% restantes são essenciais ou é costume? Boa parte costuma ser costume.
3. Some o custo de três anos dos dois cenários. Inclua manutenção no sob medida.
4. Quem cuida disso daqui a dois anos? Se não houver resposta, comprar é mais seguro.

Nossa posição

A gente desenvolve software sob medida, e recomenda comprar com frequência. Já aconteceu de a resposta certa ser três assinaturas integradas em vez do projeto que o cliente veio pedir.

Construir sistema que não deveria existir é caro pro cliente e ruim pra relação, porque o arrependimento chega no ano seguinte.

Se quiser fazer essa análise no seu caso, fale com a gente.